Van oudsher zijn advocatenkantoren gewend om alleen te werken met medewerkers die permanent aan het kantoor verbonden zijn. Daar is uiteraard veel voor te zeggen en voelt vertrouwd en comfortabel, maar soms is inhuur toch nodig. 

Maar hoe maak je op dat vlak de juiste keuze? Wanneer kies je wel, en wanneer niet voor inhuur?

In dit artikel nemen we je mee in de afwegingen die hierbij een rol spelen. We hebben het daarbij over ‘interim-juristen’, maar daarmee bedoelen we uiteraard ook de interimmers die nog steeds ingeschreven staan als advocaat. Dat laatste is niet altijd nodig. Wel zien we in de praktijk dat het nodig is dat de interim-jurist ooit als advocaat gewerkt heeft in een kantoor van een vergelijkbare omvang en praktijk, omdat anders de verschillen in cultuur en werkwijze te groot zijn.

Beschikbaarheid van nieuw talent

In de huidige markt speelt beschikbaarheid van nieuw talent een grotere rol dan veel partners zich realiseren. Het is in de huidige arbeidsmarkt lang niet altijd mogelijk om de gewenste expertise of capaciteit snel op basis van een arbeidsovereenkomst te organiseren. 

De hele procedure rondom het aantrekken van lateral hires neemt in het gunstigste geval 3 maanden in beslag en duurt in veel gevallen een half jaar of langer. 

Een geschikte interim-jurist kan doorgaans binnen 1 week of korter aan de slag. 

Goed om te weten is ook dat in de freelance markt het tarief bepaald wordt door het niveau van de werkzaamheden, niet door het aantal jaren ervaring van dez jurist die deze uitvoert. Goede junior en medior interim juristen zijn extreem schaars en bovendien niet per definitie goedkoper. Interim juristen met 10+ jaar ervaring kunnen zowel op medior, senior of op counsel /partner niveau ingezet worden. 

Inhuurtarieven vs. kosten vaste medewerkers

Het uurtarief van een interim-jurist ligt uiteraard substantieel hoger dan het bruto salaris van een medewerker in loondienst. Zie voor een beeld over gemiddelde markttarieven het ‘Average Rate Report’ dat LawyerlinQ twee keer per jaar uitbrengt.

Voor degenen die iets verder van het financiële centrum van het kantoor afstaan is vaak veel minder duidelijk wat de werkelijke kosten van vaste medewerkers zijn. 

In de praktijk bedragen de kosten per medewerker met bijbehorende werkplek, faciliteiten en bijdrage aan de overhead van het kantoor, gemiddeld zo’n 67% van de omzet die hij of zij moet realiseren. Zie voor meer informatie hierover hoofdstuk 9 van De Advocatuur als Onderneming.

Uitgaande van deze vuistregel mogen, bijvoorbeeld bij een gerealiseerd uurtarief van €300 en een begrote bezettingsgraad van 80%, de kosten voor een medewerker, inclusief dekkingsbijdrage voor de faciliteiten van het kantoor, niet boven €160 per uur uitkomen. 

Verder is van belang te realiseren dat de personeelskosten en alle faciliteiten van het kantoor grotendeels vaste kosten zijn. Als de bezettingsgraad daalt, of als er onverhoopt veel uren afgeboekt moeten worden, kunnen deze kosten niet eenvoudig of snel verlaagd worden. Dalende winst is dus het directe gevolg. Daar staat tegenover dat als de bezettingsgraad van vaste medewerkers stijgt, het kantoor ook meteen veel winstgevender wordt. 

Zolang de bezettingsgraad van het kantoor niet optimaal is, is het dus aan te bevelen om, als dat mogelijk is, altijd eerst intern capaciteit te herschikken voor je overgaat tot inzet van een interim-jurist. 

Soms inhuur noodzakelijk ondanks druk op de winstgevendheid

Vanuit de bovenstaande uitleg is het begrijpelijk waarom sommige kantoren zelden gebruik maken van interim-juristen, ook al hebben ze net als iedereen te maken met tijdelijke vacatures en fluctuaties in de workload. Het duidt er meestal op dat de bezettingsgraad niet optimaal is, of dat het gerealiseerde uurtarief te weinig mogelijkheid biedt voor het realiseren van een marge ten opzichte van inhuurtarieven. 

Toch zien we in de praktijk dat ook dit soort kantoren soms tot inhuur besluiten, ook al gaat dit ten koste van de winstgevendheid. Hieronder een korte opsomming van inhuur motieven die we op dat vlak in de praktijk tegenkomen

• Gericht tegengaan van te hoge werkdruk, om schade door uitval medewerkers te voorkomen

• Vergroten medewerkerstevredenheid en tegengaan van ongecontroleerd verloop, door voor werk van lager niveau externe krachten in te huren 

• Als investering in een praktijkgroep door in huis halen kennis en ervaring voor opleiding en ontwikkeling van medewerkers

• Als business development investering in ontwikkeling van een bepaalde praktijk of key account 

• Om betere / snellere service aan cliënten te kunnen bieden (bijv. een secondment)

• Als continuïteitsborging om praktijken draaiend te houden bij uitval van partners of senior associates

Inhuurarrangementen

We zien ook vaak combinaties, maar er zijn in de markt twee hoofdtypen afspraken te onderscheiden die kantoren maken met de juristen die ze inhuren. 

• Interim: Men rekent af op basis van het aantal uren dat de jurist zich wekelijks beschikbaar houdt om werkzaamheden te verrichten voor het kantoor. Het uurtarief is hoger dan wat een medewerker kost, maar verder lijkt dit arrangement op dat van het vaste personeel, want ook hier ligt het productiviteitsrisico bij het kantoor. Immers, alle uren die de jurist beschikbaar is voor het kantoor, moeten worden afgerekend, ongeacht het aantal uren declarabel werk dat hij of zij weet te produceren.
  
  Als de bezettingsgraad laag is, loopt het kantoor hier een fors financieel risico. Dat wordt groter als het externe tarief waarvoor de werkzaamheden gefactureerd kunnen worden niet zo hoog is.
  
  Daar staat tegenover dat als er veel werk is zodat de ingehuurde kracht constant op een hoge bezettingsgraad aan het werk gehouden kan worden, dit een lucratief arrangement kan zijn. Maar pas op: het is zaak dit constant te blijven monitoren.
  
  
  

• On-demand: Bij deze aanpak spreekt het kantoor af met de in te zetten jurist dat alleen uren die als declarabel aan cliënt aangemerkt worden, afgerekend moeten worden. Het uurtarief zal 20 tot 40% hoger liggen, maar daar staat tegenover dat het productiviteitsrisico bij de ingehuurde jurist blijft liggen.
  
  In situaties waarin niet zeker is dat de bezettingsgraad constant en hoog is (en dat is eigenlijk het geval bij alle praktijken die niet op grote projecten draaien) is dit het beste arrangement. Om het goed te laten werken en het juiste talent aan te kunnen trekken is meestal wel aan te bevelen om de in te huren jurist een bepaalde minimum omzet toe te zeggen en hem of haar nauw te betrekken bij de verwachtingen qua werkaanbod. We zien in de praktijk samenwerkingen vaak onnodig stuk lopen door gebrek aan transparantie en door disbalans in de afspraken.   

Extra: inhuur voor winst

Vaak onderbelicht in de Nederlandse advocatuur, maar zeker iets wat aandacht verdient: inhuur om de winstgevendheid van het kantoor te stimuleren. Dat vereist een verandering in denken over staffing, waarin advocatenkantoren iets kunnen leren van andere professionele dienstverleners.

Bij met name internationale consultancy firma's zie je namelijk dat men bewust gezien de vaste formatie procentueel wat kleiner houdt dan bijvoorbeelde Nederlandse advocatenkantoren gewend zijn. Het voordeel van een kleinere formatie is dat deze makkelijker vol in het werk gehouden kan worden en dat ook de vaste kosten lager kunnen blijven. De rest van het werk wordt ingevuld met ingehuurde professionals. Dit heeft als voordeel dat de winst ratio's van de organisatie veel makkelijker op peil gehouden kunnen worden. Zodra het werkaanbod terugvalt kunnen inhuurkrachten namelijk meteen worden afgeschaald. 

Sparren met experts?

Inhuur kan voor advocatenkantoren in veel gevallen een zeer interessante optie zijn, maar het blijft zaak goed je huiswerk te doen. LawyerlinQ helpt haar cliënten daarbij, maar ook als je nog niet eerder met ons hebt samengewerkt zijn we je graag van dienst. 

We hebben een checklist gemaakt die je in staat stelt om snel zelf een eerste inschatting te maken of inhuur wel of niet een goed idee is. Vul hem hieronder in.